Upphandling och inköp
Jönköping Energi gör inköp för flera miljoner varje år och vi söker ständigt efter nya leverantörer att utveckla vår verksamhet med.
Jönköping Energi är en offentlig organisation, vilket innebär att vi måste följa upphandlingslagarna när vi genomför våra inköp. I korta drag innebär det att ska vi göra inköp, ska det göras via avtal som uppkommit genom upphandlingar.
Affärspartner
För oss är det viktigt att skapa långsiktiga och hållbara relationer. Vi ser våra leverantörer som affärspartners och vill ha nära samarbeten där vi kan utvecklas tillsammans och arbetar för att skapa goda förutsättningar för strategiska, systematiska och hållbara inköp och projekt.
Kvalitet
En viktig hållbarhetsaspekt är att de produkter och tjänster vi köper in har en hög kvalitiet och att servicenivån kan möta upp våra behov. Vi följer utvecklingen på marknaden för att kunna hitta nya potentiella leverantörer som är konkurrenskraftiga när det gäller kvalitet, leverans, kostnad och funktion.
Uppförandekod och miljökrav
För att kunna bli leverantör hos oss krävs det att ni samtycker till vår uppförandekod. Uppförandekoden baseras på FN:s Global Compact med de tio principerna om mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och affärsetik. Utöver uppförandekoden ställer vi miljökrav på alla leverantörer som kan ha en betydande miljöpåverkan.
Inköpspolicy
Vi strävar efter att varje enskilt inköp ska motsvara bästa möjliga affär ur ett helhetsperspektiv:
- Kundnytta för Jönköping Energis kunder
- Att verksamhetens mål kan nås
- Optimerat ekonomiskt utfall sett till livscykelperspektiv och hållbarhetsaspekter
- Ständiga förbättringar i vår leverantörsrelation
Vi strävar också efter att samordna inköp i organisationen för att uppnå bästa möjliga effektivitet och resursanvändning.
Har du frågor, kontakta oss via e-post: upphandling@jonkopingenergi.se
Frågor och svar kring lagar och regelverk
Upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag är de dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva innehållet i upphandlingen. Upphandlingsdokumentet, som även kan kallas anbudsförfrågan, ska innehålla samtliga handlingar, information och kravspecifikation som leverantörer behöver för att kunna lämna ett anbud som matchar det som efterfrågas.
En upphandling kan resultera i två typer av avtal, ett kontrakt eller ett ramavtal.
Ramavtal brukar användas när den upphandlande organisationen har ett återkommande behov av produkter eller tjänster och vill kunna avropa löpande under avtalstiden. Ett ramavtal fastställer helt eller delvis villkoren för avropen, överenskomna priser, leveransvillkor, garantier m.m. I LUF kan ramavtal vara upp till 8 år, i LOU är det 4 år.
Kontrakt används vid inköp där man vet volym för inköpet och de ekonomiska villkoren. Det används exempel vid så kallade engångsköp eller byggentreprenader.
Nej, företag behöver uppfylla de kvalificeringskrav som är nödvändiga för uppdraget. Det kan exempelvis finnas krav på viss behörighet, teknisk och yrkesmässig kapacitet som utbildning eller erfarenhet, ekonomisk och finansiell kapacitet.
Vi vill bara göra affärer med leverantörer som är seriösa och sköter sina åtaganden som exempelvis att betala skatter och sociala avgifter. Vi gör också bara affärer med registrerade företag.
Jönköping Energi har rätt att utesluta leverantörer som har begått vissa allvarliga brott. Vi kan också utesluta någon som bevisligen har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen. Det framgår av Upphandlingsdokumentet vilka omständigheter som innebär att en leverantör kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen.
Det är endast vid vissa upphandlingar som det finns utrymme för förhandling och står i sådana fall tydligt i Upphandlingsdokumentet (vanligtvis i bilaga Regler och förutsättningar för upphandlingen). Där beskrivs även vad som kan komma att förhandlas och hur det då kommer att gå till.
Att tro att man kan förhandla om villkoren efter det att man vunnit upphandlingen är således fel. Det måste stå tydligt i Upphandlingsdokumentet om så är fallet.
Du ska alltid lämna ditt bästa anbud direkt om det inte står tydligt att förhandling kommer ske. Är du osäker på detta kan du ställa fråga i Frågor och svar.
En direktupphandling innebär mindre krav, men det kan endast användas om det är låga summor för hela koncernens inköp i den kategorin och under avtalstider nedan.
- Direktupphandlingsgränsen för LOU är 700 000 SEK och gäller för en avtalstid om 4 år.
- Direktupphandlingsgränsen för LUF är 1 200 000 SEK och gäller för en avtalstid om 8 år.
Man kan således inte göra det enkelt för sig att göra en direktupphandling, utan det gäller endast för de inköpskategorier där koncernen handlar för mindre än ovanstående summor under avtalstiden på 4 eller 8 år. Allt över de summorna ska upphandlas enligt gällande upphandlingslag.