Upphandling och inköp

Upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag är de dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva innehållet i upphandlingen. Upphandlingsdokumentet, som även kan kallas anbudsförfrågan, ska innehålla samtliga handlingar, information och kravspecifikation som leverantörer behöver för att kunna lämna ett anbud som matchar det som efterfrågas. 

En upphandling kan resultera i två typer av avtal, ett kontrakt eller ett ramavtal.

Ramavtal brukar användas när den upphandlande organisationen har ett återkommande behov av produkter eller tjänster och vill kunna avropa löpande under avtalstiden. Ett ramavtal fastställer helt eller delvis villkoren för avropen, överenskomna priser, leveransvillkor, garantier m.m. I LUF kan ramavtal vara upp till 8 år, i LOU är det 4 år.

Kontrakt används vid inköp där man vet volym för inköpet och de ekonomiska villkoren. Det används exempel vid så kallade engångsköp eller byggentreprenader.

Nej, företag behöver uppfylla de kvalificeringskrav som är nödvändiga för uppdraget. Det kan exempelvis finnas krav på viss behörighet, teknisk och yrkesmässig kapacitet som utbildning eller erfarenhet, ekonomisk och finansiell kapacitet.

Vi vill bara göra affärer med leverantörer som är seriösa och sköter sina åtaganden som exempelvis att betala skatter och sociala avgifter. Vi gör också bara affärer med registrerade företag.

Jönköping Energi har rätt att utesluta leverantörer som har begått vissa allvarliga brott. Vi kan också utesluta någon som bevisligen har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen. Det framgår av Upphandlingsdokumentet vilka omständigheter som innebär att en leverantör kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen.

Det är endast vid vissa upphandlingar som det finns utrymme för förhandling och står i sådana fall tydligt i Upphandlingsdokumentet (vanligtvis i bilaga Regler och förutsättningar för upphandlingen). Där beskrivs även vad som kan komma att förhandlas och hur det då kommer att gå till.

Att tro att man kan förhandla om villkoren efter det att man vunnit upphandlingen är således fel. Det måste stå tydligt i Upphandlingsdokumentet om så är fallet.

Du ska alltid lämna ditt bästa anbud direkt om det inte står tydligt att förhandling kommer ske. Är du osäker på detta kan du ställa fråga i Frågor och svar.

En direktupphandling innebär mindre krav, men det kan endast användas om det är låga summor för hela koncernens inköp i den kategorin och under avtalstider nedan.

• Direktupphandlingsgränsen för LOU är 700 000 SEK och gäller för en avtalstid om 4 år.
• Direktupphandlingsgränsen för LUF är 1 200 000 SEK och gäller för en avtalstid om 8 år.

Man kan således inte göra det enkelt för sig att göra en direktupphandling, utan det gäller endast för de inköpskategorier där koncernen handlar för mindre än ovanstående summor under avtalstiden på 4 eller 8 år. Allt över de summorna ska upphandlas enligt gällande upphandlingslag.