Upphandlingsguide
Genom denna upphandlingsguide vill vi förmedla hur Jönköping Energi arbetar med sina inköp och upphandlingar. Genom att följa stegen nedan förbereder du dig på hur du ska göra den dag det dyker upp en upphandling som passar dig och din bransch och som du vill lämna anbud på.
1. Vad är upphandling?
Offentlig upphandling är den process som offentliga organisationer använder för att göra inköp. Det syftar till att offentliga organisationer öppnar upp för konkurrens och att alla företag får möjlighet att tävla om affärerna på lika villkor. För att göra detta finns det nationella lagar och regler för hur detta ska gå till.
I stort sett alla inköp som görs inom offentlig sektor, även hyra och leasing, är offentlig upphandling och omfattas därför av upphandlingslagarna. Beroende på vad det är som ska upphandlas och till vilket värde är det som avgör för vilka bestämmelser i upphandlingslagarna som blir aktuella. Även ett inköp på 1 krona är en offentlig upphandling enligt lagens definition.
Skillnad på offentlig och privat inköpsverksamhet
De upphandlande organisationerna finansierar sina inköp med allmänhetens pengar och måste därför följa striktare regler än privata aktörer. Upphandlande organisationer kan exempelvis inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller någon de hört gott om.
En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett inköp i privat sektor och beroende på värdet av upphandlingen gäller olika regler. Mindre affärer, så kallade direktupphandlingar, liknar mer ett inköp i privat sektor, men även där finns det regler att ta hänsyn till.
2. Annonsering
Jönköping Energis upphandlingar annonseras i e-Avrop. Hela upphandlings- och anbudsprocessen, all dialog och frågor och svar genomförs i systemet. Att registrera ett konto är kostnadsfritt.
Detta är av största vikt för att följa upphandlingslagarna och behandla alla intresserade företag lika i en upphandling. All form av kommunikation i en pågående upphandling kommer således alltid hänvisas till e-Avrop.
Du som leverantör kan söka och bevaka upphandlingar genom att bevaka så kallade CPV-koder som finns för en mängd olika branscher och produkt- och tjänsteområden. Upphandlande organisationer fyller i lämpliga CPV-koder när de gör upphandlingen och du får då en automatisk avisering när en upphandling matchar de CPV-koder du bevakar.
Anbudstid
Anbudstiden gäller från det datum upphandlingen annonserats till och med sista anbudsdag. Längden på anbudstiden varierar beroende på typ av upphandlingsföremål, storleken och värdet av upphandlingen samt komplexiteten. Normalt pågår anbudstiden 2-4 veckor.
Frågor och svar
Under anbudstiden kan du ställa frågor om upphandlingen i e-Avrops Frågor och svar-funktion. Eventuella frågor via mejl och telefonkontakt kommer alltid hänvisas dit för att alla ska behandlas lika. Frågor måste ha inkommit till funktionen innan sista dag för frågor och svar.
Vi rekommenderar är att påbörja genomgången av underlaget i god tid så att du hinner ställa frågor. Det kan till exempel vara frågor om det är något du inte förstår eller tycker är otydligt, om du upptäcker ett fel i underlaget eller om du vill ha mer information om något i upphandlingen.
3. Upphandlingsdokument
När du hittat och klickat dig in på upphandlingen som du vill lämna anbud på, kommer du nå Upphandlingsdokumentet (förfrågningsunderlaget). Det innefattar alla dokument som är kopplade till upphandlingen.
Gå alltid igenom bilagorna noggrant och var säker på att du fyllt i och bifogat allt som efterfrågas. Mer information om de vanligaste bilagorna i Upphandlingsdokumentet finns nedan:
Upphandlingsdokumentet innehåller vanligtvis nedanstående bilagor:
- Regler och förutsättningar för upphandlingen.
- Ramavtal eller kontrakt.
- Prislista eller anbudsbilaga.
- Uppförandekod.
Det kan även innehålla Kravspecifikation, Sekretessavtal, Personuppgiftsbiträdesavtal, ESPD-fomulär, Hållbara krav, Standardavtal för varan/tjänsten m.m.
Förklaring av bilagor i upphandlingsdokumentet
Här hittar du villkoren för att kunna delta i upphandlingen. Du får reda på procedurregler som upphandlingen förhåller sig till (tex LUF eller LOU), vilket förfarande som används och hur många leverantörer som kommer antas.
Här beskrivs det hur upphandlingsprocessen kommer gå till, vad som gäller vid anbudsinlämningen, datum, hur det fungerar avseende frågor och förtydliganden, om kvalificering eller uteslutning, anbudsprövning och utvärderingsmodell samt hur ESPD-formulär ska fyllas i om det finns en sådan i upphandlingen.
Detta är grunden till det avtal som kommer tecknas mellan köparen och den vinnande leverantören/leverantörerna. Avtalet är ett fastställt dokument och är inget som kan förhandlas om efter det att man vunnit upphandlingen. Upplever man att något i avtalet är fel eller oproportionerligt ska detta meddelas och/eller ställas frågor om i Frågor och svar under anbudstiden. Sker inte detta, betyder det att man accepterat avtalet i helhet om man lämnar anbud. Det är därför av stor vikt att man håller koll på sista dagen för att ställa frågor.
I avtalet hittar du information som:
- Omfattning
- Volymer
- Avtalstider
- Leveransvillkor
- Garantier
- Ersättning
- Faktureringsvillkor
- Rutiner vid beställning, tex om det är flera leverantörer
- Krav på leverantören
- Villkor för uppsägning
- M.m.
Vanligtvis lämnar du ditt anbud i detta dokument. I vissa fall kan man även lämna sitt anbudspris direkt i ramavtalet eller kontraktet om det är få eller enkla prispositioner.
Vad lämnar man pris på?
Hur många prisfrågor du ska lämna anbudspris på är olika beroende på vad som ska upphandlas. Det kan exempelvis vara timpriser för tjänster eller uppdrag, det kan vara priser för ett fåtal produkter eller en hel varukorg med många positioner som ska prissättas. Det kan också vara ett totalt anbudspris för hela upphandlingen. I de fall då det är ovanligt många prispositioner som ska lämnas kan anbudsbilagan vara en excel-fil.
I de flesta fall så sköter systemet en automatisk uträkning med de faktorer som är ifylla. Det gör att du kan pröva olika beräkningar och prissättningar innan du lämnar ditt slutliga anbud. När du lämnat in det, går det inte att ändra.
Det viktigaste är att man följer instruktionerna för hur man ska räkna på sitt anbudspris. Huvudregeln är att anbudspriset ska omfatta allt som krävs för leveransen.
Jönköping Energis vision är att vara En god kraft för ett gott samhälle. Vi vill vara en medspelare och drivande i utformningen av regionens framtida infrastruktur och ett hållbart samhälle.
Därför har en uppförandekod tagits fram som alla Jönköping Energis leverantörer ska följa.
Kravspecifikation
I vissa fall där varan eller tjänsten har en längre kravlista så finns det ett specifikt dokument där alla krav radas upp. Är det få positioner är kraven istället samlade i Ramavtalet eller Kontraktet.
Sekretessavtal och Personuppgiftsbiträdesavtal
Beställaren är en leverantör av samhällsviktiga tjänster och i vissa av våra avtal kommer leverantörer ha insyn i sekretessbelagda uppgifter. Då kan det vara aktuellt att teckna ett sekretess- och/eller personuppgiftsbiträdesavtal. Detta ska en potentiell leverantör alltid vara beredd på att göra.
ESPD-formulär
ESPD är en egenförsäkran av leverantören som används i vissa av våra upphandlingar, oftast till de som ligger under LOU (lagen om offentlig upphandling). Egenförsäkran innebär att anbudsgivare och anbudssökande intygar att det inte föreligger grund för uteslutning, att de uppfyller kvalificeringskraven och att de kan lämna in efterfrågade bevis för detta.
4. Lämna anbud
När du fått ett grepp om vad som efterfrågas i upphandlingsdokumenten och vad för krav som ställs på dig som leverantör, är det dags att lämna in ett anbud.
Anbud ska lämnas in i rätt tid och innehålla samtliga delar som efterfrågas. Det är väldigt sällan möjligt att komplettera ett anbud i efterhand pga. likabehandlingsprincipen. För att säkerställa att du inte missat något bör du gå igenom nedanstående checklista:
Checklista
Följ instruktionerna
Följ de instruktioner som anges i upphandlingsdokumentet – noggrant! Efterfrågas en viss information, uppgift eller dokument så MÅSTE det finnas med för att vi enligt lag ska kunna pröva ditt anbud.
Fattas något så kan anbudet komma att diskvalificeras.
Uppfyll krav
Säkerställ att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som har angivits.
I offentlig upphandling går det inte att hoppa över något som efterfrågats av den upphandlande organisationen. Det är uppfyllandet av kraven som avgör om ditt anbud kommer utvärderas eller inte.
Svara på det som efterfrågas
Titta noga igenom de svar som du tänker skicka in för att vara säker på att du svarat på det som vi frågar efter. Du behöver inte ange eller svara på sådant som vi inte frågar efter, då vi inte kan bedöma det.
Om du anser att vi borde fråga efter något mer ska detta uppmärksammas genom Frågor och svar-funktionen. Exempelvis om ett visst krav på en produkt uppdaterats.
Det är viktigt att du säkerställer att inga uppgifter saknas eftersom det kan leda till diskvalificering.
Observera att om du sparar ner en excelfil till pdf kan innehållet hoppa runt och har man otur så försvinner även en del av dokumentet helt. Dubbelkolla därför alltid bilagorna innan du skickar in ditt anbud.
Kontrollera att du lämnat in efterfrågade uppgifter och dokument i form av intyg, certifieringar, CV eller liknande. Skicka inte med dokument som inte efterfrågas.
Svara på alla frågor
Det är viktigt att du svarar på alla frågor - även på dem som är självklara för dig och även om vi redan känner till dig som leverantör. Vi kan endast ta hänsyn till de svar och handlingar som lämnas i anbudet då alla anbud och anbudsgivare ska behandlas lika. Det finns inte möjlighet att tänka ”Ni känner ju mig” i en upphandling.
För att anbudet överhuvudtaget ska prövas måste det ha lämnats in i tid, det vill säga innan 23:59 CET på sista anbudsdagen.
Därefter har, så att säga, tåget gått.
Anbudet måste vara komplett och innehålla alla bilagor när det lämnas in. Dubbelkolla alltid att ditt anbud är inskickat.
Upphandlande organisationer kan inte ta hänsyn till tex systemfel, att man missat något i sista stund etc. Rekommendationen är således att lämna in anbud i tid för att minska riskerna för oförutsedda problem vid anbudslämning
Reservation är en otillåten reservation där man ger förutsättningar i sitt anbud. Till exempel : ”köper ni volym X får ni detta priser, köper ni volym Y så får ni detta”. Eller ”Under förutsättning att ni står för XXX får ni detta av oss”
Detta är inte tillåtet och anbudet kan komma att förkastas.
Detta skiljer sig markant från det privata och det handlar om att vi enligt lag måste göra en objektiv jämförelse av anbuden och anbudsgivarna. Om det finns osäkerheter om vad ett krav innebär eller hur det ska tolkas bör man ställa frågor om kravet under anbudstiden.
5. Utvärdering
Anbudstiden är slut och alla anbuden öppnas.
Först kvalificeras anbudsgivarna och vi ställer oss frågor som:
- Har man skickat med allt som efterfrågas?
- Håller kreditvärdigheten?
- Några skatteskulder?
- Har man fyllt i alla ska-krav?
- Klarar man alla krav?
- Ser vi några reservationer?
Om allt ser okej ut, är det dags att utvärdera anbuden. Det genomförs enligt den utvärderingsgrund som är beskriven i bilaga Regler och förutsättningar för upphandlingen.
De tre utvärderingsgrunderna är:
- Pris.
- Kostnad.
- Bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Utvärderingsgrunder
Här ser du mer ingående vad som gäller för respektive utvärderingsgrund.
Pris
Efter kvalificering av anbudslämnaren, dvs se så anbudslämnaren uppfyller alla ska-krav, kommer avtalet tilldelas den leverantör som lämnat det bästa priset utifrån de kriterier som finns i upphandlingen. Det kan exempelvis vara: totalpris på hela uppdraget, pris per styck eller större volymer, pris per timmen etc.
Kostnad
Anbudet bedöms utifrån kostnadseffektivitet. Till exempel analys av livscykelkostnader. Om ett anbud utvärderas på kostnad kan priset få en viss vikt (till exempel 70 %) och andra kostnader får en annan (till exempel 30 %)
Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
En utvärdering som mäter pris och kvalité. Hur detta går till beskrivs i upphandlingsdokumentet. Det kan till exempel vara kriterier som bedöms ge anbudet mervärde och ett avdrag på anbudspriset. Det sker enligt i upphandlingen fastställda parametrar. Det mäts exempelvis genom testning av produkt, information om påverkan på miljön, egenskaper, driftkostnader, jourtider m.m. Detta viktas och bedöms tillsammans med priset.
6. Tilldelning
Den anbudsgivare som uppfyller ställda krav, efterfrågad kvalitet och erbjuder det mest ekonomisk fördelaktiga priset blir den som tilldelas avtalet eller kontraktet. Då sker ett tilldelningsbeslut.
Tilldelningsbeslutet meddelas skriftligen till anbudsgivarna via systemet.
Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på 10 dagar. Först när avtalsspärren har gått ut tecknas avtal med den vinnande leverantören. Vid direktupphandlingar kan man ha en så kallad frivillig avtalsspärr, men det är inget krav.
7. Om du vinner affären
Grattis! Du har blivit en av Jönköping Energis affärspartners.
Tillsammans med er vill vi skapa ett bra, effektivt och utvecklande samarbete för båda parter under kommande avtalsperiod. Verksamhetens kontaktperson kommer höra av sig till dig för ett startmöte eller inledande samtal för att komma igång med implementering av det nya avtalet.
Varmt välkommen som affärspartner till Jönköping Energi!
Om du inte vinner affären
Vi säger stort tack för ditt anbud, men denna gång nådde det inte ända fram.
Det kan finnas olika anledningar till att man inte tilldelats ett kontrakt och framkommer normalt i tilldelningsbeskedet. Varje upphandling är unik och kraven och antalet anbudsgivare kan variera från gång till gång. Vi ser gärna att du fortsätter lämna in anbud, nästa gång kanske det är du som vinner upphandlingen.
Har du frågor om den avslutade upphandlingen, är du varmt välkommen att kontakta ansvarig strategisk inköpare eller upphandlare för information eller feedback.
10 tips till dig som vill lämna anbud i en upphandling
Att lämna anbud i en upphandling kan ta tid att genomföra. Många gånger begärs det in information om ditt företag, referenser från tidigare uppdrag, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det kan vara många prisfrågor som ska besvaras och kanske hittar du något om är svårtolkat och behöver ställa frågor. Läs igenom i god tid innan sista anbudsdag och även sista dag för dig att ställa frågor om upphandlingen.
Om du tycker att något verkar fel eller otydligt i upphandlingsdokumentet är det viktigt att du ställer frågor om detta i Frågor och svar i god tid innan sista dag för frågor. Svar publiceras löpande i e-Avrop så att alla leverantörer både ser frågan och får samma svar vid samma tidpunkt. Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer tydlig och rättvis.
Kom ihåg att när sista dag för frågor har passerat så går det inte komma med inputs om upphandlingsunderlaget längre.
Ibland kan en del frågor i underlaget kännas självklara och vi kanske känner dig sen innan, du är redan leverantör eller har varit leverantör hos oss tidigare. Även om så är fallet måste vi ändå utgå från de svar du lämnar i anbudet för att följa likabehandlingsprincipen. Om du inte svarar på en del du tror vi redan vet kan det tyvärr leda till att ditt anbud förkastas.
Står det ”ska” så är det alltid ska som gäller. Samtliga villkor och krav som ställs i upphandlingsdokumentet ”godkänns” genom att du lämnar anbud. Om du upplever att ett krav av någon anledning inte är bra ska detta komma fram i frågor och svar under anbudstiden.
Kontrollera noga så att alla uppgifter vi efterfrågar finns med när du skickar in ditt anbud. Skicka inte in mer dokument utöver vad som efterfrågas, det gör anbudet svårare att utvärdera. Säkerställ en extra gång så allt stämmer, att bilagorna är rätt och ser rätt ut samt att du angivit rätt anbudspris. Det är väldigt sällan som likabehandlingsprincipen kan tillåta anbudsgivare att komplettera i efterhand.
Håll koll på datumen för sista anbudsdag och sista dag för frågor. Alla dokument och all information som efterfrågas i upphandlingsdokumenten måste finnas med i det anbud som lämnas in. Som nämns ovan är det väldigt sällan man kan komplettera sina anbud i efterhand. Det vill säga, det som inte är inskickat innan sista anbudsdag, är ditt slutgiltiga anbud och får inte kompletteras.
I upphandlingsdokumenten står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen. Vi prövar inte anbud som lämnas in på annat sätt än det som efterfrågas och alla anbud ska inkomma via systemet. Exempelvis ska man fylla i prisuppgift så godkänns inte en egen offert eller reservation.
I de flesta av våra upphandlingar ber vi om referenser för att säkerställa att leverantören har erfarenhet av liknande uppdrag. Var beredd på att vi kan vilja kontakta dessa personer för att ställa frågor.
Ber vi om kontaktuppgifter redan i anbudet så ska referenspersonerna vara förberedda på att vi kan komma att kontakta dem. Ber vi om kontaktuppgifterna i efterhand räcker det att du meddelar referenspersonerna då.
Dubbelkolla alltid så att kontaktuppgifterna är uppdaterade.
En reservation eller förutsättning innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation. Detta är inte tillåtet. Ett exempel på otillåten reservation: ”köper ni volym X får ni detta priset, köper ni volym Y så får ni detta priset”. Eller ”Under förutsättning att ni står för XXX får ni detta av oss”.
All information och krav i upphandlingen har vi rätt att begära in underlag på. Det kan exempelvis vara CV:n, kvalitet- och miljöledningssystem, referenser, intyg och certifikat med mera. Se därför till att säkerställa att ni kan leverera enligt det som framgår av upphandlingsdokumentet. Visar det sig att anbudsgivare farit med osanning kan det anses som att man brutit mot avtalsvillkoren och kan leda till uppsägning.
Se Pabliqs sammanställning av de vanligaste misstagen som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.