Upphandlingsguide

Att lämna anbud i en upphandling kan ta tid att genomföra. Många gånger begärs det in information om ditt företag, referenser från tidigare uppdrag, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det kan vara många prisfrågor som ska besvaras och kanske hittar du något om är svårtolkat och behöver ställa frågor. Läs igenom i god tid innan sista anbudsdag och även sista dag för dig att ställa frågor om upphandlingen.

Om du tycker att något verkar fel eller otydligt i upphandlingsdokumentet är det viktigt att du ställer frågor om detta i Frågor och svar i god tid innan sista dag för frågor. Svar publiceras löpande i e-Avrop så att alla leverantörer både ser frågan och får samma svar vid samma tidpunkt. Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer tydlig och rättvis.

Kom ihåg att när sista dag för frågor har passerat så går det inte komma med inputs om upphandlingsunderlaget längre.

Ibland kan en del frågor i underlaget kännas självklara och vi kanske känner dig sen innan, du är redan leverantör eller har varit leverantör hos oss tidigare. Även om så är fallet måste vi ändå utgå från de svar du lämnar i anbudet för att följa likabehandlingsprincipen. Om du inte svarar på en del du tror vi redan vet kan det tyvärr leda till att ditt anbud förkastas.

Står det ”ska” så är det alltid ska som gäller. Samtliga villkor och krav som ställs i upphandlingsdokumentet ”godkänns” genom att du lämnar anbud. Om du upplever att ett krav av någon anledning inte är bra ska detta komma fram i frågor och svar under anbudstiden.

Kontrollera noga så att alla uppgifter vi efterfrågar finns med när du skickar in ditt anbud. Skicka inte in mer dokument utöver vad som efterfrågas, det gör anbudet svårare att utvärdera. Säkerställ en extra gång så allt stämmer, att bilagorna är rätt och ser rätt ut samt att du angivit rätt anbudspris. Det är väldigt sällan som likabehandlingsprincipen kan tillåta anbudsgivare att komplettera i efterhand.

Håll koll på datumen för sista anbudsdag och sista dag för frågor. Alla dokument och all information som efterfrågas i upphandlingsdokumenten måste finnas med i det anbud som lämnas in. Som nämns ovan är det väldigt sällan man kan komplettera sina anbud i efterhand. Det vill säga, det som inte är inskickat innan sista anbudsdag, är ditt slutgiltiga anbud och får inte kompletteras.

I upphandlingsdokumenten står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen. Vi prövar inte anbud som lämnas in på annat sätt än det som efterfrågas och alla anbud ska inkomma via systemet. Exempelvis ska man fylla i prisuppgift så godkänns inte en egen offert eller reservation.

I de flesta av våra upphandlingar ber vi om referenser för att säkerställa att leverantören har erfarenhet av liknande uppdrag. Var beredd på att vi kan vilja kontakta dessa personer för att ställa frågor.

Ber vi om kontaktuppgifter redan i anbudet så ska referenspersonerna vara förberedda på att vi kan komma att kontakta dem. Ber vi om kontaktuppgifterna i efterhand räcker det att du meddelar referenspersonerna då. 

Dubbelkolla alltid så att kontaktuppgifterna är uppdaterade.

En reservation eller förutsättning innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation. Detta är inte tillåtet. Ett exempel på otillåten reservation: ”köper ni volym X får ni detta priset, köper ni volym Y så får ni detta priset”. Eller ”Under förutsättning att ni står för XXX får ni detta av oss”.

All information och krav i upphandlingen har vi rätt att begära in underlag på. Det kan exempelvis vara CV:n, kvalitet- och miljöledningssystem, referenser, intyg och certifikat med mera. Se därför till att säkerställa att ni kan leverera enligt det som framgår av upphandlingsdokumentet. Visar det sig att anbudsgivare farit med osanning kan det anses som att man brutit mot avtalsvillkoren och kan leda till uppsägning.

Se Pabliqs sammanställning av de vanligaste misstagen som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.