Personuppgiftshantering

Generellt

Hos Jönköping Energi registreras dina personuppgifter till exempel när du tecknar avtal med och köper tjänster av oss, när du skickar mail, söker jobb eller har en anställning hos oss. Det är viktigt för oss att du är medveten om hur vi samlar in, använder och skyddar din personliga information.

I hela hanteringen av personuppgifter värnar vi om din personliga integritet. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd och följer gällande lagar, branschregler och andra relevanta standarder för att skydda din integritet och dina rättigheter.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel adress eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vem är ansvarig för personuppgifterna?

Jönköping Energi är ansvariga för samtliga av de personuppgifter som vi behandlar i vår verksamhet.

Hur och när samlar vi in personuppgifter?

När du är i kontakt med oss kan du komma att lämna information om dig själv eller din verksamhet som anses utgöra personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen, till exempel om du:

• Besöker eller registrerar dig på vår webbplats och genom vår användning av cookies.
• Besöker oss i våra lokaler, anläggningar eller befinner dig på platser där Jönköping Energi kamerabevakar, läs mer om vår kamerabevakning.
• Tecknar avtal med oss för produkter/tjänster (datainsamling via e-tjänster; t ex webbformulär, Mina sidor).
• Begär prisuppgifter för produkter eller tjänster.
• Söker jobb hos eller arbetar hos oss (inklusive praktikanter och konsulter, även hos underleverantörer).
• Lämnar personuppgifter i samband med arrangemang och mässor m.m.
• Levererar synpunkter eller upplysningar via en online- eller telefonundersökning.
• Lämnar information om dig själv via kommunikation med oss på andra sätt t ex; skriftligt/e-post, telefonsamtal, chatt eller sociala medier.

Utöver personlig data som du själv lämnar till oss kan dina uppgifter komma att uppdateras mot offentliga och privata register, exempelvis Skatteverket. Det kan vara nödvändigt för att säkerställa att uppgifterna är korrekta och för att avtal ska kunna fullgöras.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Generellt sett behandlar (t.ex. registrerar och lagrar) vi de uppgifter som är relevanta för att vi ska kunna fullgöra, förbättra och anpassa våra åtaganden, produkter och tjänster till dig, eller för att kunna kommunicera med dig via post eller digitalt. För varje behandling av en personuppgift har vi en plan för hur länge vi ska spara den, var vi ska spara den och varför vi behöver spara den. När vi inte längre behöver spara dina personuppgifter tar vi bort dem.

Ditt personnummer

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt.

Om du saknar fullständigt personnummer och har ett så kallat samordningsnummer kan du inte använda våra e-tjänster som kräver identifiering.

Du med skyddad identitet

Vi har särskilda säkerhetsrutiner för hantering av skyddade personuppgifter och därför är det är viktigt att du har uppgett att du har skyddad identitet när du kontaktar oss så att vi kan tillse att rutinerna följs.

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering (till exempel Mina sidor) kan du inte ha skyddad identitet eller vara anonym. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. Har du skyddad identitet är det bättre att du vänder dig personligen till Kundcenter.

Vill du lämna en synpunkt anonymt, eller på annat sätt kontakta oss anonymt, ska du inte uppge några personliga uppgifter (i till exempel ett e-postmeddelande) eftersom dessa uppgifter registreras och blir det vi kallar offentlig handling.

 

Mottagare av dina personuppgifter

Det är endast de personer hos oss som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter som tar del av dina uppgifter.

Vi delar också med oss av dina personuppgifter till aktörer som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan behandling regleras med ett avtal och enligt våra instruktioner.

Jönköping Energi lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att vi ska lämna ut handlingar vid begäran, om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vi lämnar ut handlingar med stöd av rättslig förpliktelse enligt tryckfrihetsförordningen.

 

Vilka kan se dina personuppgifter?

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för medarbetare på Jönköping Energi eller dess dotterbolag som behöver dem för kunna utföra sina arbetsuppgifter.

I samband med att produkt eller tjänst levereras från oss, eller för att utföra uppdrag som en person har begärt, kan det ibland vara nödvändigt att lämna uppgifter till en samarbetspartner (t.ex. tjänsteleverantörer). De aktörer som hjälper oss och kan komma att behandla uppgifter är:

• IT-leverantörer (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar),
• Tekniska serviceentreprenörer,
• Installatörer (för t.ex. värmepumpar och solpaneler),
• Tryck-, distribution- och digitala kommunikationspartners,
• Säljpartners/samarbetspartners,
• Banker

Om sådant överlämnande av uppgifter sker till någon som biträder oss (s.k. personuppgiftsbiträden) lämnar Jönköping Energi instruktioner för hur den mottagande parten ska behandla personuppgifterna, sekretess samt åtgärder vid eventuella avvikelser.

Om dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det mottagande företagets integritetspolicy.

Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. Om så ändå sker lovar vi dig att vi kommer att vidta alla rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att se till att din data behandlas på ett säkert sätt.

Enligt offentlighetsprincipen, som tillhör en av Sveriges grundlagar, har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder detta att till exempel andra personer samt mediebolag eller marknadsföringsbolag har rätt att se dessa handlingar om deras ändamål inte strider mot dataskyddslagstiftning eller på annat sätt är sekretessbelagda i offentlighets- och sekretesslagen.

Vi kan dessutom komma att lämna ut nödvändig information till myndigheter såsom polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

 

Vilka rättigheter har du till dina personuppgifter hos oss?

Varje enskild person äger sina egna personuppgifter, därför har du som enskild vissa rättigheter som Jönköping Energi är skyldig att iaktta under vissa omständigheter. För att utöva dina rättigheter ska du kontakta Kundcenter.

Rätt till tillgång

Om du vill veta vilka uppgifter vi har om dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna i form av ett registerutdrag. Tänk på att om vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. Ett sådant registerutdrag får du inom en månad efter att vi har mottagit din förfrågan. Under vissa omständigheter (såsom antalet inkomna förfrågningar) kan denna tid utökas till två månader (i så fall blir du informerad om detta inom en månad).

 

Rätt till rättelse eller begränsning

Om du anser att någon personuppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du begära att den rättas eller används på ett mer begränsat sätt i vissa fall. Kontakta i sådana fall oss förklara vad du anser är felaktigt och varför.

 

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som lagras av Jönköping Energi om minst ett av följande villkor är uppfyllt:

• uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för,
• behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar ditt samtycke,
• behandlingen sker för direktmarknadsföring och du invänder mot att uppgifterna behandlas för det ändamålet,
• du invänder mot personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse,
• personuppgifterna har behandlats olagligt,
• radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet,
• personuppgifterna har samlats in i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster (e-tjänster, sociala medier).

Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla personuppgifter grundar sig antingen på ett samtycke eller fullgörande av avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, s.k. dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

 

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot Jönköping Energis behandling av dina personuppgifter och att lämna in klagomål till Integritetsmyndigheten, kontakta: imy@imy.se

Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring och då kommer Jönköping Energi att upphöra med marknadsföringen. Däremot kan en invändning inte påverka offentlighetsprincipen, och andra parter kan fortfarande använda din information för marknadsföring.

 

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Jönköping Energi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom otillåten användning, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen i förhållande till rimlighet samt mängd och känslighet av personuppgifter.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla personuppgifter om det finns ett syfte med att ha kvar informationen, t.ex. för att uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot dig, och enligt lagstadgade lagringsperioder för respektive ändamål. Dessa skyldigheter kommer t.ex. från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning och arkivlagen, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

 

Det innebär bland annat att vi kommer att ta bort eller anonymisera dina uppgifter (så att de inte kan knytas till dig personligen eller användas till andra syften) och annan information i våra databaser när mellanhavanden i avtalet är slutreglerade. Detta förutsatt att informationen inte längre är nödvändig för det syfte som det samlades in för, eller att den bedöms ha ett bevarandevärde utifrån arkivlagen. Uppgifter som är nödvändiga för att kunna fullgöra avtal eller annan laglig grund kan t.ex. vara insamlade mätvärden, information om avtal, fakturerade produkter och tjänster, och kan därför inte alltid begränsas eller raderas.

 

Personuppgifter som behandlas av Jönköping Energi ingår i så kallade allmänna handlingar. När man avgör om en allmän handling ska bevaras eller gallras, ska en värdering av informationen göras, med hänsyn till informationens betydelse för verksamheten, för allmänhetens rätt till insyn, samt dess eventuella långsiktiga betydelse för framtida forskning.

 

Hur hanteras ändringar i denna policy?

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår webbplats. Sker det större förändringar av vår hantering av personuppgifter kommer du att bli meddelad personligen. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

 

Vem kontaktar du vid frågor om dataskydd?

Integritetsskyddsmyndigheten
Om du vill veta mer om vad som gäller kring dataskydd kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.

 

Personuppgiftsansvarig

Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om integritet och dataskydd:

Jönköping Energi AB
Organisationsnummer: 556015-3354
Adress: Gammavägen, 556 52 Jönköping
Telefon: 036-108200
E-postadress: gdpr@jonkopingenergi.se

 

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud (DSO) Niclas Nordström kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Du når honom på telefon 036-10 28 02 alternativt via e-post:
stk-dataskyddsombud@jonkoping.se.