Våra krav på leverantörer
För oss är det viktigt att skapa långsiktiga och hållbara relationer med våra leverantörer. Vi vill ha nära samarbeten där vi kan utvecklas tillsammans. För att bli leverantör hos oss finns det en del krav som alltid gäller vare sig man är ny eller befintlig leverantör.
Grundläggande krav som ställs på samtliga leverantörer
- Leverantören ska vara registrerat i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad.
- Inneha F-skattsedel.
- Ska följa de lagar, förordningar, myndighetskrav, normer och standarder som gäller för branschen.
- Vara väl insatta i och följa Jönköping Energis krav för säkerhetsskydd och sekretess.
- Vara lojal och verka för Jönköping Energis bästa.
- Följa gällande antidiskrimineringslagstiftning.
- Följa Jönköping Energis Uppförandekod för leverantörer.
I vissa fall ska även följande delar vara en del av leverantörsrelationen:
- Leverantören ska inneha kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem.
- Följa minst baskraven för hållbarhet i enlighet med Upphandlingsmyndighetens kriteriebibliotek.
- Skriva sekretessavtal, säkerhetsskyddsavtal eller personuppgiftsbiträdesavtal.
- I vissa fall genomföra säkerhetsprövningar på personal som kommer tillbringa mycket arbetstid på Jönköping Energis anläggningar.
Revisioner
Som kund och som en del i vår styrning och kontroll av externt tillhandahållna processer, produkter och tjänster förbehåller vi oss rätten att utföra anmälda och oanmälda revisioner av dig som leverantör. Detta kan ske på plats hos dig som leverantör eller i de projekt där du som leverantör deltar.
Uppföljning av leverantörer och avtal
Jönköping Energi följer upp våra krav på leverantören, avtal och fakturor. Vi gör regelbundet stickprov för att se att avtalade priser och villkor följs.
Finner vi att vår leverantör inte uppfyller kraven, överenskommelser eller avtalade priser genomförs uppföljningsmöten, korrigerande av fakturor och värsta fall säga upp avtalet med bakgrund till att leverantören inte följer vår överenskommelse. Om det är leverantörens personal eller underleverantör som betett sig olämpligt eller i strid mot avtalet kan Jönköping Energi begära att denne byts ut omgående.
Exempel på uppföljningar som görs:
- Fakturakontroll.
- Stickprov.
- Bränsle-eller kemikaliekontroll.
- Uppföljningsmöten.
- Begäran av certifieringar, intyg, cv:n eller andra uppgifter som tillhör avtalet.
- Begär in personalhandbok och specifikation av redovisad arbetstid.
Fel i fakturor
Missar kan alltid göras och upptäcker vi felaktiga priser, att leverantören tagit priser för sådant som enligt avtal ska ingå eller andra avvikelser angående ersättning kommer Jönköping Energi skicka kreditfakturor för korrigering. I dessa fall kan även en större genomlysning av tidigare fakturor ske. Är felet ett ständigt återkommande har vi möjlighet att gå långt bakåt i tiden och leverantören kommer få göra återbetalning av de felaktiga summorna.
Krav på SSG Entre vid alla våra anläggningar
Alla som arbetar eller vistas i Jönköping Energis produktionsanläggningar ska ha genomgått utbildning för SSG Entre.
Kravet avser både SSG Entre grundkurs och en särskild SSG Entre-kurs för Jönköping Energis anläggningar.
Våra leverantörer har alltid ett ansvar att se till att deras personal som utför arbete på Jönköping Energis anläggningar ska genomföra utbildningarna i god tid innan ett uppdrag startar och ska löpande se till att kunskapen upprätthålls.
Uppförandekod och miljökrav
För att kunna bli leverantör hos oss krävs det att man samtycker och följer Jönköping Energis uppförandekod för leverantörer.
Uppförandekoden baseras på FN:s Global Compact med de tio principerna om mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och affärsetik. Utöver uppförandekoden ställer vi miljökrav på alla leverantörer som kan ha en betydande miljöpåverkan.
Mutor, jäv och korruption
Korruption inom offentlig upphandling skadar medborgarnas förtroende och leder till dyrare upphandlingar på bekostnad av skattemedel och dåliga affärer. Det leder även till att seriösa företag konkurreras ut till förmån för oseriösa företag. Så vill vi inte ha det.
Jönköping Energi följer Institutet mot mutors vid var tid gällande näringslivskod, Kod mot korruption i näringslivet och strävar efter att vara så transparent som möjligt minskar vi riskerna för att korruption.
Definition av korruption
Korruption i upphandling innefattar mutor, otillåtna gåvor och representation samt släkt- och vänskapskorruption.
Mutor, otillåtna gåvor och representation är det som är vanligast och är straffbelagda enligt brottsbalken. Leverantörer får inte erbjuda eller ge vår personal gåvor eller andra liknande förmåner.
Släkt- och vänskapskorruption kan utgöra jäv. Det är sällan brottsligt, men påverkar likväl förtroendet negativt. Annan otillbörlig påverkan och bristande likabehandling strider mot grundprinciperna.
Leverantörer är skyldig att omedelbart meddela Jönköping Energi när det finns omständighet som kan medföra intressekonflikt, jäv och korruption.